הרווח קובע את הביצועים, התזרים קובע את היכולת לפעול ולממש את התוכניות. במילים אחרות, הרווח הוא הראש והעיניים, התזרים הוא הלב. הקשר בין רווחיות לצבירת מזומנים מתיישב ומתאזן בטווח הארוך, אבל לתזרים אין את אורך הנשימה שיש לתוכניות האסטרטגיות, ולכן הוא מחייב בנייה, בקרה ותגובה בטווח המיידי.
למה דוח תזרים מזומנים חשבונאי לא מספיק לניהול
החשבונאות המסורתית בנויה בעיקר על רישום של הכנסות והוצאות כאשר הן נוצרות חשבונאית, ולא בהכרח במועד שבו הכסף נכנס או יוצא מחשבון הבנק. כתוצאה מכך, הדוחות הכספיים יכולים להציג תמונה נכונה של ביצועי החברה ועדיין לא לספק למנהל הכספים תשובה מספקת לשאלה הקריטית: כמה כסף יהיה לי בבנק בעוד שבוע, חודש או שלושה חודשים?
הפער הזה מוכר לכל בעל עסק. עסק יכול להראות רווחיות גבוהה בדוח רווח והפסד, ועדיין לא ליהנות מהמזומנים אם הוא סובל מתזרים שלילי ממושך [2].
כאן נכנס לתמונה ניהול תזרים המזומנים הניהולי. תזרים מזומנים ניהולי אינו אמור להיות רק תוצר לוואי של הנהלת החשבונות. הוא צריך להיות מערכת ניהולית עצמאית, דינמית ופשוטה יחסית, שמאפשרת למנהל הכספים להבין בכל רגע מה צפוי להיכנס, מה צפוי לצאת ומה תהיה יתרת המזומנים הצפויה.
שתי גישות לעריכת דוח תזרים מזומנים: ישירה ועקיפה
תקן IAS 7, Statement of Cash Flows, מאפשר שתי שיטות להצגת תזרימי המזומנים מפעילות שוטפת: הגישה הישירה, באמצעות הצגת תנועות המזומנים עצמן, והגישה העקיפה, שנשענת על הדוחות הקיימים, רווח והפסד ומאזן, שמהם מייצרים דוח שלישי [1].
| מאפיין | הגישה הישירה | הגישה העקיפה |
|---|---|---|
| נקודת מוצא | תנועות חשבון הבנק בפועל | הרווח החשבונאי |
| מה היא מציגה | תקבולים מלקוחות, תשלומים לספקים, שכר, מסים, שכירות, ריבית | התאמות לסעיפים שאינם תזרימיים עד לתזרים מפעילות שוטפת |
| ידע נדרש | לא נדרש ידע חשבונאי נרחב | נדרש ידע חשבונאי נרחב |
| סוג הנהלת חשבונות | חד צידית או כפולה | כפולה בלבד |
| בניית תחזית עתידית | אפשרית ומהירה | אינה מאפשרת תחזית |
| החיסרון המרכזי | דורשת עבודת סיווג שוטפת | מסבירה את העבר, לא את העתיד |
הגישה הישירה
הגישה הישירה מציגה את תנועות המזומנים עצמן דרך חשבונות הבנק: תקבולים מלקוחות, תשלומים לספקים, שכר, מסים, שכירות, ארנונה, ריבית והוצאות תפעוליות אחרות. היתרון המרכזי הוא שקיפות ופשטות. עורך הדוח יכול לסווג, לנתח ולזהות במהירות מגמות ובעיות. אפשר לבנות את הדוח ללא ידע חשבונאי נרחב, ואפשר לבנות כלי חיזוי עתידי במהירות ובכלים פשוטים. הגישה מתאימה גם לעוסק המנהל חשבונאות חד צידית וגם לחברה המנהלת מערך של חשבונאות כפולה.
החיסרון המרכזי הוא הצורך בעבודה ובסיווג, שלעיתים גוזל זמן. בלי תהליך עבודה נכון, הגישה הישירה עלולה להפוך לנטל ולעבודת נמלים.
הגישה העקיפה
הגישה העקיפה מתחילה ברווח החשבונאי ומבצעת התאמות בגין סעיפים שאינם תזרימיים, עד שמגיעים לתזרים מפעילות שוטפת. כלומר, היא הופכת את רווח והפסד מתנועה של חשבוניות ורישומים חשבונאיים לזרימה של מזומנים.
יתרונה הגדול הוא שהיא נשענת על נתונים שכבר נמצאים במערכת החשבונאית, והיא מצוינת לניתוח הדוחות הכספיים ולהבנת הפער שבין הרווח החשבונאי לבין המזומן. לא כל אחד יכול לבנות תזרים בגישה העקיפה, ונדרש לשם כך ידע חשבונאי נרחב.
הבעיה מתחילה כאשר מנסים להשתמש בה ככלי לניהול תזרים עתידי. אי אפשר ליישם את הגישה העקיפה בחשבונאות חד צידית, אלא רק בחשבונאות כפולה. והחיסרון המהותי: היא אינה מאפשרת בניית תחזית עתידית. מנהל הכספים אינו זקוק רק לתשובה מדוע התזרים היה כפי שהיה, הוא צריך לדעת מה צפוי לקרות. כאן הגישה העקיפה פחות רלוונטית.
מה קובע תקן IAS 7
גם התקן החשבונאי מצביע לכיוון הגישה הישירה. סעיף 19 ל-IAS 7 קובע כי ישויות מעודדות לדווח על תזרימי מזומנים מפעילות שוטפת באמצעות השיטה הישירה, ומסביר שהשיטה הישירה מספקת מידע שעשוי להיות שימושי בהערכת תזרימי מזומנים עתידיים, מידע שאינו זמין בשיטה העקיפה [1].
בשפת העם: יש לעודד חברות להציג את תזרימי המזומנים מפעילות שוטפת באמצעות הגישה הישירה, משום שהיא מספקת מידע להערכת תזרימי מזומנים עתידיים שאינו זמין באותה צורה בגישה העקיפה.
נמחיש את ההבדל בסיפור קצר עם מוסר השכל. נהג משאית מבקש מעוזרו לרדת ולכוון אותו בנסיעה לאחור, כיוון שיש בור גדול באחד מצידי הדרך. המכוון מנחה את הנהג: "סע, סע…". הופ! "נפלת לבור!" צועק עוזרו. יוצא הנהג בזעם על עוזרו: "מדוע ביקשתי ממך לעמוד מאחור אם לא כדי לא ליפול לבור?" תזרים בגישה עקיפה יציג את הנפילה לבור. תזרים בגישה הישירה יציג תמונת מצב עדכנית וימנע את הנפילה.
מכאן נתמקד בגישה הישירה, ובשאלה כיצד המנהל יכול לשפר את ניהול התזרים השוטף באמצעות הנחיות וכלים פשוטים.
איך בונים דוח תזרים מזומנים ניהולי
אחת הטעויות הנפוצות היא להניח שאם מערכת הנהלת החשבונות יכולה להפיק "דוח תזרים", העבודה נגמרה. רוב מערכות הנהלת החשבונות תוכננו בראש ובראשונה כדי לנהל את הספרים, לדווח, לבצע התאמות ולהפיק דוחות חשבונאיים. ניהול תזרים דורש הסתכלות אחרת.
במקרים רבים, כאשר המערכת אינה נותנת למנהל הכספים את התמונה שהוא צריך, הוא מתחיל להזין נתונים, לבצע התאמות ולבנות קבצי Excel משלימים. בשלב מסוים המנהל כבר אינו מנהל את התזרים באמצעות המערכת, הוא מנהל מערכת סביב המערכת.
שלב א': בוחרים כלי שמתאים לארגון
מנהלי כספים מנוסים מפתחים לאורך השנים תבניות וכלים המותאמים בדיוק לאופי הפעילות של החברה. זה יכול להיות קובץ Excel פשוט מאוד, וזה יכול להיות מודל מתקדם הכולל הורדה אוטומטית של תנועות בנק, מיון וסיווג תנועות, התאמת תנועות היסטוריות, תחזית תקבולים, תחזית תשלומים, ניתוח חריגים, יתרת פתיחה, יתרת סגירה, מספר חשבונות בנק, מסגרות אשראי ותרחישים שונים.
הכלי הטוב ביותר אינו בהכרח הכלי המורכב ביותר. כלי תזרים טוב הוא כלי שהארגון באמת משתמש בו ולא כלי שהארגון משועבד לו. אסור להגיע למצב שעלות השגת המידע עולה על התועלת שהוא מספק.
שלב ב': מתחילים מחשבון הבנק
הדרך היעילה ביותר לניהול תזרים מזומנים ניהולי היא שילוב של גישה ישירה מלאה עם מנגנון פשוט של תחזית. הבסיס הוא חשבון הבנק.
בכל יום, או בתדירות המתאימה לארגון, מורידים את תנועות הבנק. בחברה קטנה אפשר לבצע זאת ידנית בעבודה של כ-15 דקות ביום. בחברה גדולה אפשר לבצע הורדה אוטומטית או חצי אוטומטית, ולאחר מכן למיין ולסווג באמצעות Excel או כלי BI מתאימים. הבסיס לכל זה הוא הנהלת חשבונות דיגיטלית מסודרת, שממנה מגיעים נתונים נקיים ומעודכנים.
שלב ג': מוסיפים את מה שכבר ידוע
לא כל תנועה עתידית נמצאת עדיין בחשבון הבנק, ולכן צריך להוסיף לתזרים את מה שאנחנו כבר יודעים שיקרה. לדוגמה, תשלומים קבועים כמו שכר, שכירות, ארנונה, ביטוחים, תשלומי רכב, הלוואות ותשלומי מסים. רצוי לבנות אומדן שנתי, מפוצל לחודשים, כך שאין צורך להיזכר בכל חודש מחדש.
בנוסף יש להכניס תשלומים שכבר הוזרמו למערכת, בעיקר מס"ב לספקים. אלה תנועות שאינן חלק מהתשלומים או התקבולים הקבועים, אלא אירועים שהולכים להפוך לתנועות בנק בזמן הקרוב.
שלב ד': תחזית התקבולים
בתקבולים העיקרון המנחה הוא להיות שמרניים, בניגוד להוצאות שבהן עדיף לרשום ביתר ביחס לתחזית. ברוב הארגונים מערך הגבייה יודע לנתח מי הם הלקוחות הטובים שעומדים בתנאי האשראי שהוענק להם, ומי הלקוחות שאינם עומדים בהם. ההמלצה היא לא להסתמך על הלקוחות הבעייתיים בתחזית התקבולים. זה בדיוק ההבדל בין תחזית חשבונאית לבין תחזית תזרימית.
איך מנהלים את התזרים נכון
הכול מתחיל בבניית תבנית תזרימית שמתאימה לארגון. אין תבנית אחת שמתאימה לכולם. חברה תעשייתית אינה מתנהלת כמו חברת שירותים, חברת הייטק אינה מתנהלת כמו חברת מסחר, וחברה קמעונאית אינה מתנהלת כמו משרד מקצועי.
- תקופת הבקרה יכולה להיות יומית, שבועית או חודשית. בחברות שבהן התזרים רגיש מאוד, נכון לבצע בקרה יומית. בחברות יציבות יותר אפשר להסתפק בבקרה שבועית.
- סעיפים ראשיים ומשניים, לדוגמה תקבולים, שכר, ספקים, הוצאות קבועות, מימון והשקעות. הסוד הוא לא ליצור מאות סעיפים. רמת הפירוט צריכה להתאים לארגון ולאפשר קבלת החלטות.
- תקופת התחזית המומלצת היא עד שלושה חודשים קדימה, לא יותר מדי ולא מעט מדי. ככל שמתרחקים מהיום, רמת הוודאות יורדת. תחזית של מחר יכולה להיות מדויקת מאוד, תחזית של שבועיים קדימה יכולה להיות טובה מאוד, ותחזית של שלושה חודשים עדיין מספקת ערך ניהולי משמעותי.
- חלון זמן מתגלגל. כדאי לחשוב על התזרים כעל חלון מתגלגל: כל יום שעובר יוצא מהמודל, יום חדש נכנס, והתחזית מתעדכנת.
- שימור היסטוריית גרסאות. אני לא ממליץ למחוק היסטוריה של גרסאות תזרים. רק כך נבין, נלמד ונשפר את התחזיות העתידיות. כדאי לשלב הערות במקומות שבהם היה שינוי מהותי בין התחזית לביצוע בפועל, לטובת בניית תחזיות מדויקות יותר בהמשך.
ניהול תזרים תחת אי ודאות: שלושה תרחישים
תזרים אינו תחזית מדעית. הוא מערכת לקבלת החלטות תחת אי ודאות. לכן, כאשר קיימת אי ודאות מהותית, אפשר לבנות שלושה תרחישים: תרחיש בסיס, תרחיש שמרני ותרחיש אופטימי.
הכלל הוא להיות בתשלומים פחות שמרניים מאשר בתקבולים, כך שתמיד נופתע לטובה, ולהתנהל לפי התרחיש הפסימי עד כמה שניתן.
מהתראה לפעולה: מה עושים 21 יום לפני
מנהל כספים טוב שבונה תזרים צריך לשאול את עצמו שאלה אחת: מה אני צריך לעשות היום כדי שלא תהיה לי בעיה בעוד חודש?
תזרים אינו נועד לומר למנהל הכספים "אין כסף". בשלב הזה כבר מאוחר. תזרים טוב צריך לומר: "בעוד 21 יום צפויה ירידה משמעותית ביתרה, היערך בהתאם". זה כבר מידע ניהולי, משום ש-21 יום הם זמן לבצע פעולה:
- הקדמת גבייה מלקוחות.
- דחיית תשלום שניתן לדחות.
- שינוי סדרי עדיפויות.
- שימוש במסגרת אשראי.
- ביצוע מימון או גיוס הלוואה לעסק כגשר מתוזמן, ולא כפתרון של הרגע האחרון.
- דחיית השקעה או היערכות מוקדמת.
הערך של התזרים אינו רק בידיעה מה קרה, אלא ביכולת לפעול לפני שזה קורה. התזרים הטוב ביותר הוא זה שמתריע לפני שהבעיה מגיעה.
תזרים מזומנים כתרבות ניהולית
ניהול תזרים נכון אינו מסתכם בקובץ Excel, בתוכנה או בדוח חשבונאי. הוא דורש תרבות ארגונית שבה כל פעולה משמעותית נבחנת, ולאורך הדרך נשאלות השאלות הבאות:
- מה הוודאות שהלקוח ישלם?
- האם אנחנו יכולים לעמוד בהתחייבויותינו ולשלם?
- האם ההתחייבויות המהותיות משוקפות בתזרים ומוצגות במועדן הריאלי לתשלום?
- האם יש לנו מעקב ויכולת לצפות את יתרות הבנק בצמתי החלטה חשובים?
- האם יש לנו מספיק כסף לבן ליום שחור, כרית ביטחון כדי לעבור את החודש הקרוב?
- האם אנחנו יודעים כבר היום לצפות בוודאות גבוהה מה צפוי לנו בעוד שלושה חודשים?
אם התשובות אינן ברורות, זו נקודת פתיחה טובה לבדיקת שליטה בעסק ולבחינה מסודרת של הכלים הפיננסיים הקיימים.
סיכום
החשבונאות המסורתית מצוינת בתיאור ביצועי העבר של החברה, אבל ניהול תזרים דורש הסתכלות שונה, עתידית. הגישה העקיפה חשובה מאוד להבנת הקשר שבין הרווח החשבונאי לבין תזרים המזומנים, והיא כלי מרכזי בדיווח הכספי. אולם כאשר המטרה היא ניהול תזרים מזומנים, הגישה הישירה מספקת, לטעמי, בסיס ניהולי טבעי ואפקטיבי יותר.
התחלה מתנועות הבנק בפועל, הוספת התחייבויות ותקבולים ידועים, שילוב אומדנים לתנועות קבועות ומעקב רציף אחר החודשים הקרובים הופכים את התזרים ממסמך חשבונאי למערכת ניווט פיננסית.
בסופו של דבר, תזרים טוב אינו נמדד בכמות הנוסחאות שבו, במספר הגיליונות או במורכבות המערכת. הוא נמדד בשאלה אחת: האם מנהל הכספים יודע היום מה צפוי לקרות למזומן של החברה מחר, ויכול לפעול בהתאם? אם התשובה היא כן, התזרים עושה את העבודה שלו.
עסקים שאין להם מנהל כספים במשרה מלאה נעזרים לרוב בייעוץ וליווי פיננסי ועסקי או בשירותי מיקור חוץ, כדי לבנות את התבנית פעם אחת ולהריץ אותה באופן שוטף.
שאלות נפוצות
מהו דוח תזרים מזומנים?
דוח תזרים מזומנים מציג את תנועות הכסף שנכנס ויוצא מהעסק בפועל בתקופה נתונה. בניגוד לדוח רווח והפסד, שרושם הכנסות והוצאות במועד שבו הן נוצרות חשבונאית, דוח תזרים מודד מתי הכסף באמת נכנס לחשבון הבנק ויצא ממנו.
מה ההבדל בין הגישה הישירה לגישה העקיפה?
הגישה הישירה מתחילה מתנועות חשבון הבנק בפועל ומציגה תקבולים ותשלומים כפי שהם. הגישה העקיפה מתחילה מהרווח החשבונאי ומבצעת התאמות לסעיפים שאינם תזרימיים. הישירה פשוטה יותר ומאפשרת לבנות תחזית עתידית, העקיפה דורשת ידע חשבונאי נרחב ומסבירה בעיקר את העבר.
איזו גישה מומלצת לפי תקן IAS 7?
סעיף 19 לתקן IAS 7 מעודד ישויות לדווח על תזרימי מזומנים מפעילות שוטפת באמצעות השיטה הישירה, ומסביר שהיא מספקת מידע שעשוי לסייע בהערכת תזרימי מזומנים עתידיים, מידע שאינו זמין בשיטה העקיפה.
לכמה זמן קדימה צריך לבנות תחזית תזרים מזומנים?
תקופת התחזית המומלצת היא עד שלושה חודשים קדימה. ככל שמתרחקים מהיום רמת הוודאות יורדת, ולכן כדאי לנהל את התזרים כחלון זמן מתגלגל: כל יום שעובר יוצא מהמודל, יום חדש נכנס, והתחזית מתעדכנת.
האם מערכת הנהלת החשבונות יכולה להפיק דוח תזרים מזומנים ניהולי?
רוב מערכות הנהלת החשבונות תוכננו לנהל ספרים ולהפיק דוחות חשבונאיים, לא לנהל תזרים עתידי. הן יכולות לספק את הבסיס, את תנועות הבנק והנתונים ההיסטוריים, אבל התחזית עצמה נבנית לרוב בכלי נפרד שמותאם לאופי הפעילות של הארגון.
מה ההבדל בין רווח לתזרים מזומנים?
רווח הוא ההפרש בין הכנסות להוצאות שנרשמו, בלי קשר למועד התשלום בפועל. תזרים מזומנים מודד מתי הכסף נכנס ויצא מהבנק. עסק יכול להיות רווחי בדוחות ועדיין להיקלע למחסור בנזילות אם הלקוחות משלמים באיחור, ולכן שני המדדים נחוצים יחד.
מקורות
- IFRS Foundation, "IAS 7 Statement of Cash Flows", סעיף 19. ifrs.org
- הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים (מעוף), "ניהול תזרים מזומנים". sba.org.il
נכתב על ידי יוסי ישראל, רו"ח, שותף ומנהל היחידה למיקור חוץ בפירמת BDO.